Beste Evenementenbureaus

Voorbereiding van uw aanvraag

Alvorens een agentschap in te schakelen, is het van essentieel belang na te denken over het soort evenement dat u wenst te organiseren. Een belangrijke gebeurtenis moet goed van tevoren worden gepland en uitgedacht, anders zal de dienstverlener die u de opdracht geeft, u niet volledig tevreden kunnen stellen. Om dit te doen, kunt u zichzelf de volgende vragen stellen:

• Wat voor soort evenement wilt u organiseren?
• In welke vorm moet het evenement plaatsvinden?
• Wat zijn uw doelstellingen met dit evenement?
• Op welke datum moet het plaatsvinden?
• Wat is het doelpubliek voor uw evenement?
• Wat is uw totale budget?

Het enige wat nog rest is de antwoorden op al deze vragen te structureren in een document dat u kunt voorleggen aan de instanties waarmee u in contact komt. Zij zullen u zeker vragen kunnen stellen om u het aanbod te doen dat het best aan uw behoeften beantwoordt.

Besteed aandacht aan de belangrijke aspecten

Een bureau dat uit het niets komt, kan zijn bekwaamheid niet rechtvaardigen en verdient zeker uw aandacht niet. Alvorens de offerte van een bureau te valideren en het een opdracht te geven, is het raadzaam te informeren naar de projecten die het reeds heeft kunnen uitvoeren, de tevredenheid van zijn klanten en zelfs zijn werkmethoden. De organisatie van uw project zal tijd vergen en het is van het grootste belang dat het van kwaliteit is. Een agentschap dat moeite heeft om goede relaties met zijn klanten te onderhouden, loopt het risico met u samen te werken zonder u voldoening te schenken. Alvorens hun offerte te aanvaarden, neem een kijkje op de website van het agentschap dat u overweegt te kiezen en aarzel niet om contact op te nemen met hun vroegere klanten om feedback te krijgen over hun diensten, indien mogelijk.

Informeer het doelwit dat er een gebeurtenis plaatsvindt

Voor een gebeurtenis moet je erover communiceren om de toon te zetten. U kunt iets onthullen van het werk achter de schermen dat komt kijken bij de voorbereiding van het evenement, maar u kunt uw doelgroep er ook bij betrekken, bijvoorbeeld door hen te vragen wat ze willen zien als ze daar aankomen. Zo kunt u een dialoog tot stand brengen tussen de consument en het bedrijf. U zult dan een overzicht hebben van het aantal verwachte deelnemers, maar ook van wat uw teams moeten doen om hen tevreden te stellen.

Deze informatie is ook een geweldige manier om mensen over je te laten praten als je aanpak viraal is. Door de organisatie van een evenement te koppelen aan een sterke communicatie krijgt u meer zichtbaarheid en aantrekkingskracht, zelfs bij diegenen die uw evenement niet konden bijwonen of diegenen die niet dachten dat ze zouden komen. Wek interesse en verlangen op om van uw evenement een veelbesproken onderwerp te maken.

Verzamel gegevens na de gebeurtenis

Als het evenement voorbij is, is het in uw eigen belang om te blijven communiceren. Zelfs als de vergadering heeft plaatsgevonden, moet u nog veel analytisch werk verrichten om de doeltreffendheid en het nut van uw aanpak te evalueren. In dit proces kunnen uw deelnemers feedback geven over wat zij van uw evenementen vonden. Het is aan u om hen een paar weken later opnieuw te vragen en voor te stellen dat u opnieuw contact met hen opneemt als er nog meer van dergelijke voordelen zouden plaatsvinden.

Door deze stap terug te zetten, benadert u de gebeurtenis na afloop op een constructieve manier. Alles wat u kunt leren en later kunt mobiliseren, bespaart u tijd en geld. Uw deelnemers hebben u zeker dingen te vertellen. Bij het analyseren van hun feedback kunt u verrast zijn door hun perceptie van bepaalde zaken die niet noodzakelijk overeenkwamen met uw oorspronkelijke visie.

De definitie in een paar woorden

Eventmarketing bestaat uit een geheel van technieken die erop gericht zijn de aandacht van verschillende doelgroepen te trekken door het organiseren van een event-actie, waarbij het mogelijk is prestigieuze gasten te betrekken en opmerkelijke activiteiten voor te stellen.

Doelstellingen

Emotie is de kern van eventmarketing. Het gaat erom een onvergetelijke ervaring te creëren, de deur open te zetten voor uitwisselingen en het publiek te verenigen. Daarom zijn de doelstellingen van deze sector als volgt:

• Om zijn klanten, zijn producten of zijn diensten in de kijker te zetten,
• Trek de aandacht van de eindconsument,
• Wek de belangstelling van de invloedrijke media die het evenement zullen verslaan,
• Klantentrouw opbouwen,
• Werken aan het merkimago van het bedrijf.

De aard van het evenement hangt af van het thema. In dit artikel zullen wij ons concentreren op de beroepssfeer. Deze doelstellingen passen dus in de logica van de evenementenmarketing, maar sommige ervan zijn niet relevant in de context van een particulier evenement.

De beschikbare middelen

De beschikbare middelen kunnen sterk verschillen naargelang van uw budget, de waarden van uw onderneming, de op de markt beschikbare dienstverleners en het soort evenement.

Het eerste geval betreft bedrijven die dicht bij de culturele sector staan. Zij wensen te beschikken over een geschikte ruimte om hun evenement te organiseren op de manier die zij wensen. Vanuit dit oogpunt moet de locatie geschikt zijn voor de uitvoering van de geplande activiteiten en de ontplooiing van ideeën die lang van tevoren zijn uitgedacht. Een evenement is een goede gelegenheid om de waarden van het bedrijf op te roepen. Het biedt ook de gelegenheid om een innovatie onder de aandacht te brengen die een publiek kan verbazen.

Andere bedrijven kiezen voor straatmarketing. De straat en de openbare ruimte worden dan het territorium van een onverwachte gebeurtenis. Het kan gaan om een optreden, een actie rond een innovatief apparaat of het tonen van een bepaalde reclameboodschap of afbeelding. Deze manifestaties, die vooral de aandacht van het publiek moeten trekken, moeten een sterke indruk op hen maken.

Zorg voor begeleiding

Een agentschap moet u helpen verder te gaan dan de organisatorische aspecten, door u te begeleiden en een kader op te zetten dat bevorderlijk is voor samenwerking. Bij het inschakelen van een bureau moet u dus zicht hebben op de volgende elementen:

• Het project schema,
• De te bereiken doelstellingen,
• De te ondernemen acties,
• De keuze van de dienstverleners,
• De begroting mag niet worden overschreden.

U moet profiteren van de ervaring van het bureau met deze verschillende onderwerpen. Maar vergeet niet dat jij de enige bent die de beslissingen neemt. Om uw rol in de best mogelijke omstandigheden te kunnen vervullen, hebt u een agentschap nodig dat u alle sleutels in handen geeft om uw project te begrijpen.

Beschikbaarstelling van knowhow

Misschien beschikt u al over de nodige organisatorische en planningsvaardigheden om van uw evenementen een succes te maken. Wanneer het echter gaat om het produceren van visuals, online communicatie of het tonen van een structuur ter plaatse, hebt u kennis of tijd nodig die u misschien niet hebt. Het evenementenbureau moet u ook logistieke, creatieve en organisatorische ondersteuning bieden via zijn eigen personeel en de dienstverleners die het inschakelt.

Een beroep doen op een bureau betekent dus niet dat u de controle over uw project verliest, maar dat u hulp krijgt. Deze substantiële steun kan het verschil maken, door u te voorzien van een kant-en-klare input vóór het evenement, maar ook op de dag zelf.

Evenement Project Manager

De projectmanager moet de tijd en het budget van het project beheren. Hij of zij fungeert als brug naar de klant en stuurt het werk door naar de verschillende teams. Als hij een vaardigheid mist, moet hij die gaan zoeken bij dienstverleners, tegen de beste prijs en volgens het tijdschema van het project. Hij is jegens de opdrachtgever verantwoordelijk voor het goede verloop van het project. Zijn rol als coördinator vereist een uitstekend gevoel voor organisatie en kennis op vele verschillende gebieden.

Evenement Communicatie Medewerker

Hij is verantwoordelijk voor de opzet van de communicatieactiviteiten. Hij is met name te vinden achter festivals, congressen en sportevenementen. Hij brengt veel tijd door op het terrein en moet ter plaatse aanwezig zijn om een gebeurtenis live te kunnen verslaan, maar ook om over de beelden en informatie te beschikken die hij nodig heeft om een medium te creëren dat verslag uitbrengt over het verloop ervan. Een van de vereiste kwaliteiten is creativiteit en het vermogen om indruk te maken.

Organisator

Een evenementenorganisator is een persoon in het veld. Hij of zij coördineert de werkzaamheden ter plaatse, ongeacht of deze intern dan wel door dienstverleners worden verricht, en moet ervoor zorgen dat elk detail in overeenstemming is met de bestelling van de klant. Afhankelijk van de aard van het evenement heeft de organisator te maken met verschillende beperkingen: technische, logistieke, veiligheidsaspecten, enz. De vereiste kwaliteiten zijn echter steeds dezelfde: creativiteit, grote autonomie, uitstekende intermenselijke vaardigheden en oog voor detail.

Curator van de tentoonstelling

Bij een tentoonstelling kiest de curator de plaats, het thema en de tentoon te stellen werken. Hij is niet alleen verantwoordelijk voor de organisatie, maar zorgt er ook voor dat het project financieel gezond is en dat de gasten bij de opening tevreden zijn. De curator is zowel projectleider als organisator, en heeft een grondige kennis van het onderwerp.

Werken aan uw merkimago

De communicatiestrategie van een bedrijf beperkt zich niet langer tot postings, advertenties en berichten op sociale netwerken. Het belangrijkste is dat het niet beperkt blijft tot een webbrowser, zelfs niet in het digitale tijdperk. Het is een meer globale communicatieaanpak die consistent moet zijn in alle media en voor alle doelgroepen. Daarom kan de organisatie van een evenement deel uitmaken van het werk aan uw merkimago en de opwaardering van uw producten en diensten.

Een evenement biedt professionals een bevoorrechte ruimte om hun doelpubliek te ontmoeten, met als doel hen naar hun vakgebied te brengen om de ervaring te beleven die zij zich voor hen hebben voorgesteld. Marketing bestaat er dus in zich zichtbaar te maken in het dagelijkse leven van de consument door zijn aandacht te trekken. Hier heeft de consument uw volledige aandacht omdat hij aanwezig zal zijn op het evenement dat u voor hem hebt georganiseerd.

Klantentrouw opbouwen

Uw actie voor evenementcommunicatie zal pas vruchten afwerpen wanneer uw klanten het door u georganiseerde evenement hebben bijgewoond. Uw doel is dus ervoor te zorgen dat de consumenten uw evenement willen bijwonen. Daartoe moet u van tevoren communiceren, op sociale netwerken maar ook via de traditionele media. Wanneer uw klanten aanwezig zullen zijn, zult u hen de best mogelijke omstandigheden kunnen bieden om van het evenement te genieten.

Het evenement zelf zal dus bijdragen tot klantenbinding. Door hen activiteiten, informatie vooraf, alle comfort van een kwaliteitsvolle ontvangst en een onberispelijke service aan te bieden, laat u hen uw bedrijf en uw producten associëren met dit kwaliteitsmoment. Uw klant zal u trouw blijven omdat hij het gevoel zal hebben dat hij iets met uw bedrijf heeft gedeeld: een moment dat u hem graag had willen aanbieden.

Een korte definitie

De afdeling evenementenbeheer zorgt voor de creatie, de promotie, de organisatie en het goede beheer van evenementen. Deze kunnen van zeer uiteenlopende aard zijn. Of het nu gaat om een cultureel evenement, een sportbijeenkomst, een politieke bijeenkomst of zelfs een persoonlijke gebeurtenis, elk van deze evenementen is gebaseerd op een thema. Bovendien kunnen de evenementen gericht zijn op bedrijven, particulieren of meer in het algemeen op het grote publiek. Tenslotte heeft een groot aantal beroepsgroepen een stem in het goede verloop van een evenement.

Evenementen door en voor bedrijven

Bedrijfsinterne evenementen dienen in de eerste plaats om het personeel te informeren, te motiveren en te behouden. Wij zullen later zien om welke verschillende soorten gebeurtenissen het gaat.

Externe evenementen zijn bedoeld om de activiteit van de onderneming te stimuleren. Klanten ontmoeten, aan het imago werken of nieuwe producten voorstellen zijn allemaal motieven voor de organisatie van openbare evenementen voor professionals. Bijvoorbeeld een conferentie, een opendeurdag, een congres of handelsbeurzen, waar tussen tien en duizenden mensen komen en die soms op inschrijving of uitnodiging plaatsvinden: ook deze B2B- of B2C-evenementen kunnen belangrijk zijn in uw communicatiestrategie.

Evenementen voor individuen

Hoewel ze niet altijd onder toezicht van professionals staan, hebben evenementen voor individuen soms behoeften die een specifieke vaardigheid vereisen. Voor sommige evenementen kan het aangewezen zijn een beroep te doen op een professionele organisator. Een weddingplanner heeft bijvoorbeeld alle vaardigheden in huis om u te helpen bij het organiseren van uw bruiloft, inclusief het voorleggen van de best mogelijke keuze aan dienstverleners na het vergelijken van meerdere offertes.

Openbare evenementen

Er bestaan verschillende soorten voor het grote publiek toegankelijke evenementen op zeer uiteenlopende gebieden zoals cultuur, sport, preventie, solidariteit, enz. Deze evenementen omvatten alle evenementen die zonder bijzondere beperkingen voor het publiek toegankelijk zijn, zoals herdenkingen, festivals, carnavals, en niet te vergeten kermissen en sportwedstrijden.

Er zijn vele soorten bedrijfsevenementen. Ze zijn echter niet allemaal geschikt voor elke situatie. Hier zullen wij de meest voorkomende soorten bedrijfsevenementen bespreken.

De teambuilding activiteit

Dit bedrijfsevenement helpt de teamcohesie te versterken. Het is een animatie rond een moment van gezelligheid, zoals een maaltijd, een dag van fysieke activiteit of een teamuitstap in een culturele plaats. Alles wat samenwerking en delen kan aanmoedigen door teamgeest te bevorderen en hiërarchische verhoudingen achterwege te laten, is goed om te nemen.

De conferentie

Een conferentie is een grote presentatie waarin een bedrijf spreekt om informatie te geven aan een publiek. Het kan gaan om een persconferentie, een aankondiging van nieuwe producten of diensten, of een presentatie van resultaten of belangrijke beslissingen. Het is een vorm van top-down communicatie waarbij het publiek niet spreekt en vragen stelt tijdens de toespraak, maar in een vraag-en-antwoordsessie onmiddellijk na het einde van de toespraak.

Het lanceringsfeest

Een lanceringsfeest wordt gebruikt om de beschikbaarheid van een product of dienst te vieren. Deze avond is een vorm van beloning voor de werknemers die hebben meegewerkt aan de lancering, maar ook voor de consumenten die het product of de dienst hebben voorbesteld en hun enthousiasme willen delen over het idee er eindelijk over te kunnen beschikken.

Het nawerk

Hoewel het in veel beroepen heel gewoon begint te worden, is het nawerk toch een geprivilegieerd moment dat tot op zekere hoogte bijdraagt tot de samenhang van het team. Hier wordt geen specifieke activiteit georganiseerd, want het is een moment van delen en teambuilding na de werkdag onder het genot van een drankje. Het nawerk begint meestal rond 19.00 uur en geeft de gelegenheid om, op kosten van het bedrijf, te ontspannen met collega's.

De lounge

Moeten we nog steeds beurzen en salons presenteren? Dit zijn B2B- of B2C-ontmoetingsplaatsen waar een of meer bedrijven een evenement rond een bepaald thema organiseren. Beurzen brengen stands samen, die elk een ervaring of demonstratie bieden om aan deel te nemen. Zij bieden vaak de gelegenheid om beroepsbeoefenaren uit een bepaalde sector met elkaar in contact te brengen.